Dernière mise à jour : 17 juin 2022 

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – CONSEIL QUÉBÉCOIS SUR LE TABAC ET LA SANTÉ 

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c P-39.1) telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi »), le Conseil québécois sur le tabac et la santé (ci-après collectivement « CQTS », « nous » ou « notre ») met en œuvre des moyens visant à protéger les données, les renseignements personnels et les renseignements non personnels (ci-après individuellement désigné un « Renseignement » et collectivement désignés les « Renseignements ») qu’il collecte, utilise, communique, conserve et détruit.  

Nous sommes le CQTS et nous contribuons à faire baisser le taux général de tabagisme au Québec en faisant la promotion de la santé et du développement de saines habitudes de vie via des actions de sensibilisation, de prévention et de cessation tabagique et de vapotage (ci-après notre « Mission »). Afin de réaliser cette mission, nous exploitons plusieurs sites Web, dont celui-ci, qui ont chacun une vocation. Soyez informé que chacun de nos Sites Web a sa propre politique de confidentialité, à laquelle nous vous référons pour plus d’information sur nos politiques et pratiques de protection des renseignements personnels afférentes à chacun de ces Sites Web.   

La présente politique de confidentialité encadre nos pratiques de protection en matière de renseignement personnel, que vous partagez volontairement avec nous, dans le cadre de votre utilisation du site cqts.qc.ca, de votre embauche, ou lors de tout échange avec nous (ci-après la « Politique »).  La présente Politique vise à vous renseigner sur : 

• Les Renseignements que nous recueillons auprès de vous et à quelles fins dans le cadre de l’utilisation de ce site Web et dans le cadre de vos relations avec le CQTS; 
• De quelle façon nous utilisons vos Renseignements et avec qui nous sommes susceptibles de les partager, le cas échéant; 
• Quels sont vos choix offerts relativement à la cueillette et l’utilisation des Renseignements;  
• Quels types de procédures de sécurité sont mises en place pour protéger vos Renseignements; 
• De quelle façon vous pouvez exercer vos droits afin d’accéder et/ou rectifier un Renseignement inexact; 

• De quelle façon sont conservés et détruits vos Renseignements; 
• Comment nous joindre si vous avez des questions, des commentaires ou une plainte à formuler. 

Lorsque vous nous fournissez des Renseignements que ce soit par le biais de nos formulaires de commande ou de contact en ligne, par téléphone ou par courriel, vous consentez à ce que ceux-ci soient traités conformément à la présente Politique.  

Sachez que les renseignements qui concernent l’exercice par une personne concernée d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son nom, son titre et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail ne sont pas assujettis à la Loi. Par conséquent, lorsque vous commandez les activités du CQTS par le biais des formulaires en ligne, pour et au nom d’une entreprise, d’une organisation ou d’une école, les renseignements fournis dans le formulaire ne sont pas considérés comme des renseignements personnels, mais nous traitons ceux-ci en toute confidentialité. Nous limitons consciemment les Renseignements que nous collectons et que les Renseignements demandés sont ceux nécessaires à l’exercice de notre Mission.  

Si non définis dans la présente Politique de confidentialité, tous les termes comportant une majuscule dans cette Politique de confidentialité ont la définition qui leur est attribuée dans les Conditions d’utilisation du ce Site Web accessibles via l’hyperlien suivant : https://cqts.qc.ca/conditions-dutilisation/. 

Quels renseignements personnels recueillons-nous et à quelles fins? 

Afin de mieux comprendre et répondre aux besoins des Utilisateurs du Site Web et vous offrir certains services offerts par le biais de ce Site Web, le CQTS recueille vos Renseignements lorsque complétez un formulaire en ligne sur ce Site Web. Voici les Renseignements que nous recueillons: 

• Vos coordonnées, nommément votre prénom, nom, votre adresse (ou celle de votre employeur), votre adresse courriel; 
• Des renseignements relatifs au recrutement contenus dans votre curriculum vitae,  
• Des renseignements relatifs à la facturation, adresse de facturation, compte bancaire, données de paiement 
• Des renseignements relatifs aux communications et marketing comme votre langue de préférence pour les communications; 

• Des renseignements sur l’utilisation du Site Web, tels que le moment de vos visites, vos interactions avec nos fonctionnalités et autres informations techniques informatiques à des fins de statistiques; 

À quelles fins collectons-nous ces Renseignements et à qui communiquons-nous vos Renseignements personnels? 

Les fins pour lesquelles nous collectons les renseignements sont identifiées à la section précédente. Nous recueillons également des Renseignements aux fins suivantes : 

• évaluer votre candidature lorsque vous postulez pour un emploi au CQTS et gérer nos ressources humaines; 
• identifier nos dossiers et nous acquitter de notre Mission; 
• connaître vos besoins, vos questions et attentes en matière de performance du site Web et de contenu pour soutenir les activités faisant la promotion de la santé et du développement de saines habitudes de vie; 
• fournir des conseils et des services; 
• répondre à vos questions; 

• communiquer avec vous ou avec des tiers pour les fins de l’atteinte de nos objectifs, qui nous sont notamment confiés par le ministère de la Santé et des Services sociaux du Québec (ci-après désigné « MSSS »), en lien avec notre Mission; 
• répondre aux exigences légales et réglementaires en vigueur en matière de protection des renseignements personnels; 
• développer, améliorer et promouvoir les services en lien avec notre Mission; 
• faciliter l’utilisation de notre Site; 
• tenir nos bases de données et nos systèmes d’administration; 

• vous transmettre des communications ou des invitations de nature informative en lien avec notre Mission; 
• publier des informations sur le tabagisme et le vapotage dans nos communiqués de presse, sur nos sites Web et autres outils de communication; 
• générer des statistiques anonymisées.  

Nous nous assurerons d’obtenir votre consentement nécessaire à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de tout Renseignement recueilli à une autre fin que celles énumérées ci-dessus, le cas échéant. 

Notez aussi que le CQTS peut engager des sociétés externes pour lui fournir des services (ex. :  créer le Site Web ou le Contenu, héberger le Site Web ou analyser des données). Nous pouvons donner accès à vos Renseignements à tels fournisseurs de services afin qu’ils puissent exécuter tels services nécessaires à notre Mission, ces fournisseurs sont tenus par contrat à la confidentialité et à la protection de vos Renseignements comme nous le sommes et vous acceptez que le CQTS puisse partager tels Renseignements à ceux-ci à de telles fins.  

Nous pouvons également divulguer vos Renseignements si nous croyons que nous devons le faire en vertu de toute loi applicable au Canada et au Québec, pour être conforme à un processus légal ou à une demande gouvernementale, pour mettre en application les Conditions d’utilisation du Site Web accessibles via l’hyperlien suivant : [INSÉRER HYPERLIEN ICI] et/ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du CQTS, ses Utilisateurs, partenaires ou le public.  

Où hébergeons-nous les renseignements personnels? 

Nous hébergeons nos données et vos Renseignements chez Collectif HUB, car ce sont eux, selon notre fournisseur de services Web, qui offrent les infrastructures les plus stables, fiables, sécuritaires et les moins coûteuses pour la réalisation de notre Mission.  

Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels? 

Conformément à nos procédures de conservation et de destruction sécuritaires des Renseignements qui nous sont confiés, nous ne conservons les Renseignements que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations légales. Par la suite, les Renseignements seront détruits de façon sécuritaire et confidentielle.  

Comment assurons-nous la protection de vos renseignements personnels? 

Nous appliquons des mesures de sécurité correspondant à la nature des Renseignements qui nous sont fournis. Nous maintenons des mesures de protection physiques, technologiques et administratives adéquates pour protéger les Renseignements et empêcher leur destruction accidentelle ou non conforme, une modification ou une intrusion non autorisée, un emploi abusif, une attaque malveillante, un mauvais usage ou toute autre forme illégale d’utilisation. Nous limitons l’accès à vos Renseignements qu’aux membres de notre organisation qui ont nécessairement besoin d’y accéder pour l’exercice de leurs fonctions. 

Comment utilisons-nous les témoins de connexion? 

En visitant notre Site Web, vous consentez à l’utilisation de témoins de connexion (communément appelés cookies), lesquels nous permettent de vous fournir des services et du contenu compatibles avec vos besoins et votre système de navigation. Un témoin de connexion est un petit fichier de données entreposé sur l’appareil d’un Utilisateur par un serveur Web. Les témoins de connexion sont utilisés pour nous aider à vous identifier lorsque vous retournez sur le Site Web pour adapter l’information que vous recevez lorsque vous naviguez sur le Site Web. Les témoins de connexion permettent d’obtenir des renseignements non personnels permettant au CQTS de mieux comprendre le profil des Utilisateurs ainsi que leur comportement à travers le Site Web. Les témoins signalent ainsi votre passage sur notre Site Web. Ils ne servent qu’à améliorer votre expérience sur notre Site Web et à connaître vos pages favorites. Vous pouvez refuser les témoins en ajustant les paramètres de votre navigateur Internet. Cependant, votre refus d’accepter les témoins pourrait nuire ou limiter votre accès à certaines fonctions de notre site Web et ainsi réduire votre capacité à accéder à nos Services. 

Nature des témoins.  

Uniquement à des fins de statistiques anonymisées, nous utilisons le type de témoins de connexion suivant : 

• Google Analytics 

Choix de l’Utilisateur.  

Les Utilisateurs peuvent gérer l’utilisation des témoins de connexion enregistrés en modifiant les paramètres de leur appareil. Pour plus d’information sur la modification de leurs paramètres, les Utilisateurs peuvent notamment se référer aux instructions ci-jointes.  

Comment retirer votre consentement? 

Sous réserve de la loi et des règles contractuelles applicables, vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou la divulgation de vos Renseignements. Pour ce faire, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels (voir à la rubrique Comment communiquer avec nous?). Cependant, ce faisant, il se pourrait que nous ne puissions plus vous fournir certains Services. 

Noter que le retrait de votre consentement n’aura aucun effet sur les Renseignements anonymisés, le cas échéant. 

Comment accéder aux renseignements personnels vous concernant? 

Dès septembre 2023, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé vous donnera le droit d’accès et de rectification de vos Renseignements sur demande. 

En vertu de la Loi, toute personne qui en fait la demande a le droit d’être informée de l’existence des renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait que ces Renseignements ont été communiqués à des tiers. La personne concernée qui en fait la demande peut aussi accéder aux renseignements que nous détenons à son sujet, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable. 

Le CQTS reconnaît un droit d’accès et de rectification aux personnes désireuses de consulter ou de modifier les Renseignements les concernant. 

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est également chargée de veiller au respect de cette Politique de confidentialité. 

Vous pouvez aussi demander une correction aux Renseignements qui vous concernent. D’ailleurs, nous vous demandons de veiller, au besoin, à la mise à jour ou à la correction des Renseignements que nous détenons à votre égard, en modifiant, le cas échéant, les Renseignements de votre compte.  

Pour formuler des commentaires, une demande ou une plainte au sujet de cette Politique de confidentialité, nous vous invitons à communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels au CQTS, indiquée ci-dessous à la rubrique Comment communiquer avec nous? 

Utiliser notre Site Web sans communication de Renseignements? 

Puisque ce Site Web ne vise qu’à vous offrir des informations sur les activités de prévention offertes par le CQTS afin de promouvoir la santé et le développement de saines habitudes de vie, aucun Renseignement personnel n’est requis afin d’avoir accès à ces informations.  

Comment communiquer avec nous? 

Nous sommes responsables des Renseignements que vous nous confiez. À cette fin, nous avons nommé une personne Responsable de la protection des renseignements personnels et du respect de la présente Politique. Pour exercer vos droits, poser des questions, formuler des commentaires ou déposer une plainte à l’égard de la présente Politique ou relativement à notre traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante : Annie Papageorgiou, directrice générale du CQTS, à l’adresse :  [email protected]. 

Nous procéderons à l’examen de votre demande et retournons toutes réponses dans un délai de vingt jours civils suivant sa réception. Ce délai pourrait être prorogé si l’observation du délai initial entrave nos activités ou si la demande nécessite une consultation qui rend difficile le respect du délai initial. Nous n’exigerons aucuns frais pour le traitement d’une telle demande, à moins qu’elle soit complexe. Nous nous réservons le droit de refuser toute demande, et ce, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. 

Notez que si vous communiquez avec nous pour exercer vos droits, nous vérifierons votre identité et votre habilité à faire valoir ces droits. 

Mise à jour de la présente Politique 

Nous pouvons modifier la présente Politique de temps à autre, conformément au droit applicable. Nous vous aviserons de toute modification à la présente Politique en indiquant, au début de celle-ci, la date des dernières modifications. 

Votre utilisation continue du Site ou le fait que vous nous fournissiez des renseignements personnels à la suite de l’affichage des modifications apportées à la présente Politique équivaut à acquiescer implicitement aux modifications apportées à la présente Politique, sous réserve des dispositions de la loi applicable. 

Attention aux sites Web de tierces parties 

Le CQTS n’est pas responsable pour les renseignements personnels qui pourraient être recueillis, utilisés ou divulgués par tout site Web d’une tierce partie que vous visitez et le CQTS se dégage expressément de toute responsabilité reliée à telle cueillette, utilisation, divulgation ou conservation par cette tierce partie. 

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